Interne Unternehmensprozesse im Backoffice
Für den Kunden ist das Backoffice mit seinen Abläufen in der Regel unsichtbar, dennoch gehört dieser Bereich eines Unternehmens zu den wichtigsten infrastrukturellen Einrichtungen. Im Backoffice werden unternehmenseigene Anwendungen administriert, ebenso werden hier die Aufgaben aus den verwaltungstechnischen Bereichen wie Buchhaltung, Lagerhaltung, Logistik oder Personalverwaltung abgewickelt. Der Gegensatz zum Backoffice ist das Frontoffice, das für den Kunden zugänglich und benutzbar ist. Dies kann zum Beispiel der Schalter einer Bank oder eben ein Onlineshop sein, in dem der Kunde Bestellungen und Bezahlungen tätigt. Die Datenübertragung aus dem Frontoffice verläuft über eine Schnittstelle zwischen den beiden Bereichen, hierüber laufen alle Kundenaktivitäten wie Aufträge, Nachrichten oder Reklamationen weiter zur Verarbeitung im Backoffice.
Backoffice und Kerngeschäftsfeld
Auf die wirtschaftliche Zuordnung bezogen, werden Backoffice und Hauptgeschäftsfeld abgegrenzt. Während im Backoffice alle Verwaltungstätigkeiten ablaufen, dient der Kernbereich des Geschäfts zur Umsatzerzielung und Neukundengenerierung. In einem Handelsunternehmen gehören dazu Akquise, Marketing oder auch Einkauf. Im Backoffice laufen alle übrigen – für den Kunden unsichtbaren – Vorgänge ab. Die Administration eines Unternehmens stützt sich heute auf eine Vielzahl von hochentwickelten EDV-Lösungen. Um das reibungslose Funktionieren der verwendeten Software zu sichern, sind Mitarbeiter oder auch der EDV-Support speziell für Installation und Wartung der verwendeten Systeme zuständig. Wer einen eigenen Onlineshop betreibt, hat zwar häufig keinen eigenen IT-Supporter, ist jedoch dennoch auf ein gut funktionierendes Backoffice angewiesen. Hilfreich ist es, wenn hier alle Vorgänge zusammenlaufen und die einzelnen EDV-Komponenten aufeinander abgestimmt sind.
Backoffice in den Onlineshop integrieren
Einen Onlineshop zu erstellen, ist heute keine große Kunst mehr, allerdings ist der reibungslose Ablauf aller Transaktionen erst dann gesichert, wenn sämtliche EDV-Komponenten optimal vernetzt sind. Dies betrifft insbesondere auch die Verbindung Frontoffice – Backoffice sowie die sinnvolle Verknüpfung der vorhandenen Datenbanken wie Kundendaten, Artikeldatenbank, Lagerbestand oder Preisinformation. Vom vernetzten Backoffice aus ist der Zugriff gesichert, eine Firewall schützt die Backoffice-Anbindung von Webserver und Web-Frontend. Jedem, der die Einrichtung eines eigenen Online-Shops plant, kann nur eine gründliche Vorplanung bezüglich des Ablaufs der Hintergrundprozesse im Backoffice sowie der Verknüpfung mit den Kernbereichen empfohlen werden. Besonders dann, wenn Kundenanfragen und Umsatz steigen, müssen die Prozessabläufe angepasst werden, um dem Kunden gleichbleibend hohe Service-Qualität bieten zu können.
Credit Risk Management – wichtiger Teilbereich im Backoffice
Das Credit Risk Management (CRM), auch „Kreditrisiko“ oder „Debitorenrisiko“, ist ein Begriff aus dem Kreditwesen. In Bezug auf das Bankwesen ist damit das Risiko, dass Kreditnehmer gewährte Kredite nicht zurückbezahlen können, gemeint. Auch dieser Teilbereich wird im Backoffice gesteuert und verwaltet die Überwachung und Genehmigung von Krediten innerhalb des Unternehmens. So wird die Liquidität gesichert, Transaktionen werden strukturiert und eventuelle Börsenaktivitäten werden überwacht.