Die 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement
Falsche Personalentscheidungen
Die Auswahl des Projektmanagers sowie der einzelnen Projektmitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Projekts. Der ideale Projektmanager genießt den Respekt aller Beteiligten und versteht es, teamorientiert zu führen. Er ist in der Lage, vernetzt zu denken und trifft auch unter Druck stets richtige Entscheidungen. Bei der Auswahl der Projektmitarbeiter ist es wichtig, einzelne Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeiter genau zu kennen. Im Idealfall bringt jeder Projektmitarbeiter spezielle für das Projekt benötigte Fähigkeiten in das Team ein.
Fehlerhafte Planung
Projektziele sind klar und unmissverständlich zu definieren, darüber hinaus ist ein vollständiger Projektplan einschließlich einer realistischen Projektkalkulation, eines detaillierten Terminplanes sowie einer klaren Zuordnung der Verantwortlichkeiten zu erstellen. Die benötigten Ressourcen müssen aus dem Projektplan eindeutig hervorgehen. Fehler in der Planungsphase sind später kaum mehr korrigierbar und stellen eine häufige Ursache für das Scheitern eines Projektes dar.
Unzureichendes Projektmanagement
Entscheidungen, die überhastet getroffen werden sowie unzureichende Abstimmung der Vorgehensweise mit den Planungsvorgaben können ein Projekt gehörig in Schieflage bringen. Dies ist durch die Anwendung standardisierter Prozesse weitgehend vermeidbar, vor allem in den entscheidenden Phasen der Terminisierung und Ressourcenverteilung sind derart festgelegte Umsetzungsmethoden zu empfehlen. In jedem Fall zählt es zu den Kernaufgaben des Projektmanagements, die drei Zieldimensionen Zeit, Kosten und Qualität stets im Rahmen der Planvorgaben zu halten.
Ausufernde Komplexität
Der ursprünglich begrenzte und genau definierte Projektumfang kann schrittweise zu einem riesigen Berg anwachsen. Selbst strukturelle Maßnahmen wie die Definition von Prozessen können – unkontrolliert angewendet – Komplexität und Umfang des Projekts massiv erhöhen. Auch nachträgliche Wünsche des Auftraggebers treiben in der Regel Umfang und Kosten des Projekts in die Höhe und sollten daher nach Möglichkeit als Folgeprojekt mit eigenem Budget realisiert werden.
Lückenhaftes Monitoring und Controlling
Der aktuelle Projektfortschritt ist seitens des Projektmanagements stets im Auge zu behalten und in Form regelmäßiger Reports dem Auftraggeber sowie den Stakeholdern zu kommunizieren. Bei Planabweichungen sind unverzüglich geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Zu wenig Kommunikation
Kontinuierliche aktive Kommunikation stellt eine Grundvoraussetzung für den Erfolg eines Projektes dar. Zu deren Umsetzung können moderne Informationstechniken und Social Media Kanäle einen wertvollen Beitrag leisten. Zur Pflege des persönlichen Kontakts innerhalb des Projektteams sollten in regelmäßigen Abständen Teammeetings angesetzt werden.
Mangelhafte Softwareunterstützung
Am Markt werden zahlreiche Softwarelösungen angeboten, die im Projektmanagement effektive Unterstützung bieten und alle Zyklen einesProjekts abbilden. Softwareunterstütztes PM erleichtert die Einhaltung festgelegter Vorgangsweisen im Projekt und eröffnet zahlreiche Möglichkeiten hinsichtlich des Controllings sowie der Präsentation der Projektergebnisse.
Wenn Ihnen bei der Suche nach einer einfach zu bedienenden und trotzdem funktionsstarken Terminplanungssoftware als Erstes Microsoft Outlook einfällt, dann sind Sie z.B. bei der Projektmanagement Software von Inloox PM an der richtigen Adresse. Die PM Software ist vollständig in MS Outlook integriert, wodurch sämtliche Kommunikations- und Groupwarefunktionen von MS Outlook genutzt werden können. Kontakte aus dem Outlook-Adressbuch können per Mausclick in ein InLoox PM-Projekt übernommen, Termine für Meetings festgelegt und Einladungen verschickt werden.
Fehlende Unterstützung durch Top-Management
Genießt das Projekt die Unterstützung der obersten Führungsebene, kann dies die Chance auf einen erfolgreichen Projektabschluss wesentlich erhöhen. Die Freistellung speziell geeigneter Mitarbeiter für das Projekt kann begünstigt, budgetäre Anliegen können leichter durchgesetzt werden.
Schlechtes Change Management
Dynamisches Change Management ist ein wesentlicher Faktor, um das Projekt stets im Rahmen der Planvorgaben zu halten. Selbst kleine Abänderungen oder kosmetische Verbesserungen können einen substanziellen Mehraufwand bedeuten. Der Einfluss derartiger Änderungen auf Zeitplan, Budget und Qualität des Projektes ist stets im Auge zu behalten.
Unzureichendes Risikomanagement
Der Definition potenzieller Risikofaktoren sowie der Ausarbeitung geeigneter Präventivmaßnahmen kommt in einem Projekt große Bedeutung zu, da durch ein dynamisches Risikomanagement die Erfolgschancen eines Projektes bedeutend erhöht werden. Die Ausarbeitung eines detaillierten Notfallplanes, der für alle Szenarien entsprechende Maßnahmen vorsieht, ist vor allem bei Projekten mit hohem Komplexitätsgrad obligatorisch.