Schon 2014 verabschiedet das Europäische Parlament die Richtlinie 2014/55/EU, die den Grundstein für die Umstellung auf die E-Rechnung legt. Wer ab 27. November eine Rechnung an die öffentliche Verwaltung ausstellen möchte, muss dies in digitaler Form tun. Ausnahmen sind Direktaufträge von maximal 1.000 Euro.
Diese Vorgaben sollten Sie beachten
Der EU-weite Standard ist die sogenannte xRechnung. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931-1 und basiert auf XML (Extensible Markup Language). Die Idee: Rechnungen sollen künftig EU-weit einheitlich sein, auch über Landesgrenzen hinweg. Ein beliebtes System ist das sogenannte ZUGFeRD-Format.
Die E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, keine rein bildhafte Darstellung. Deshalb gelten Office-Dateien oder PDF-Dateien nicht als elektronische Rechnungen. Die neue Rechnungsstellung sollte folgende Vorgaben erfüllen:
– Visualisierung wird technisch unterstützt
– ermöglicht Testnachrichten
– basiert auf Codelisten im OASIS-Standard Genericode 1.0
– der Standard xRechnung wird in einem PDF dokumentiert
– bietet technische Mittel, um die ergänzenden nationalen Geschäftsregeln zu validieren (Schematron- und XSL-Dateien)
– bietet Open-Source Referenzimplementierung, um XML-Dokumente auf Konformität zu prüfen
So setzen Sie die Vorgaben um
Wer kein IT-Experte ist, schreckt vor der Fülle an Vorgaben vielleicht zurück. Es ergibt daher Sinn, sich an spezialisierte Firmen zu wenden, um eine Lösung zu finden. Kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) empfehlen sich etwa Softwareunternehmen, die Standard-Lösungen für E-Rechnungen anbieten. Allerdings: Die Zeit ist knapp. Eine solche Umstellung der Buchhaltung ist wohl nicht bis 27. November zu schaffen.
Schneller geht es mit einem cloudbasierten Dienst. Um die technischen Details müssen sich die Nutzer in diesem Fall nicht kümmern. Sie schicken lediglich die Rechnung mit allen relevanten Daten per PDF an eine spezielle E-Mail-Adresse. Ein Programm wandelt die Angaben entsprechend um und erstellt eine E-Rechnung. Auch Eingangsrechnungen verarbeitet dieses System problemlos.
Im Vergleich zu einer eigenen IT-Abteilung und dem Entwicklungsaufwand, sind die Kosten für dieses Modell vergleichsweise gering. KMU zahlen einen gewissen Beitrag pro Anwendung. Die Kosten fallen also pro erstellter Rechnung an. Hohe Lizenzgebühren pro Monat gibt es nicht. Die Anbieter wissen, wie sensibel die übermittelten Daten sind. Deshalb arbeiten sie mit hohen Sicherheitsstandards. Dieser cloudbasierte Dienst eignet sich als schnelle Umsetzung vor der First. Doch auch als langfristige Lösung kann dieses Konzept überzeugen.
Neue Regelung im Online-Shop verpflichtend?
Die neue Regelung gilt zunächst für alle, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Wer also einen Online-Shop betreibt, dessen Abnehmer private Kunden oder Firmen sind, muss die neue Regelung nicht erfüllen. Doch Experten raten auch hier, auf korrekte Rechnungsstellung zu achten. Zwar muss es nicht die klassische E-Rechnung sein, doch bestimmte Formvorgaben sollten Unternehmen einhalten. Ansonsten kann es bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass hohe nachträgliche Zahlungen der Umsatzsteuer zu leisten sind.
Im E-Commerce ist es außerdem wichtig, auch bei eingehenden Rechnungen auf eine qualifizierte digitale Signatur zu achten. Ist diese im PDF nicht enthalten, können Firmen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Der Zahlungsdienstanbieter Novalnet hat sich darauf spezialisiert, Firmen in puncto Payment zu unterstützen. Es lohnt sich, einen erfahrenen Partner wie Novalnet an der Seite zu haben, um alle Vorgaben zu erfüllen. Damit sparen sich Unternehmen langfristig bares Geld.