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Groupware

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Groupware-Lösungen als Rückgrat moderner Bürokommunikation

Was dem Endanwender lediglich als Client zum Beispiel in Form eines Email-Programms, zur Verfügung steht, ist in Wirklichkeit ein hochkomplexes System mit großem Funktionsumfang. Groupware-Lösungen bieten Schnittstellen innerhalb aufgeteilter Arbeitsumgebungen und unterstützen die einzelnen Aufgabengebiete.

Groupware und andere Mehrbenutzer-Software

Der entscheidende Unterschied zwischen Groupware-Lösungen und anderer Software, die von mehreren Benutzern verwendet wird, liegt zum einen in der individuellen Anpassbarkeit, zum anderen darin, dass die Aktivitäten der anderen Nutzer sichtbar sind. Im Gegensatz dazu versuchen Mehrbenutzer-Datenbanksysteme oder ähnliche Gruppensoftware eher das Gegenteil und isolieren die Benutzer und deren Aktivitäten voneinander. Insgesamt werden als Groupware alle Softwarelösungen bezeichnet, die die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe effektiv unterstützen.

Was Groupware können muss

Es gibt eine Vielzahl von verschiedenen Groupware-Lösungen, die wiederum individuell auf die einzelnen Gruppen angepasst werden können. Grundbestandteile von Groupware sind E-Mail, Messaging, Kalender, Kontakte und Aufgaben, die sich gemeinsam planen lassen sollten. Ebenfalls möglich ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter innerhalb der Gruppe. Beliebte Groupware-Lösungen wie Exchange/Outlook oder auch Domino/Notes bestehen aus einer Kombination von Server und Client. Der zentrale Server hat den großen Vorteil, dass alle Teilnehmer im Netz auf die gleichen Daten zugreifen. Finden Aktualisierungen, zum Beispiel innerhalb der Datenbanken, statt, wird dieser neue Status an alle Clients weitergereicht. Weitere bekannte Lösungen sind zum Beispiel Groupwise von Novelle oder Beehive von Oracle. Optimalerweise können externe Mitarbeiter über ein Web-Frontend auf die Daten und Funktionen der Groupware zugreifen und mobile Clients synchronisiert werden können.

Architektur in der Groupware

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie eine Groupware-Lösung aufgebaut sein kann. Generell werden drei Konzepte unterschieden. Besteht eine zentrale Architektur, dann sind alle Clients innerhalb der Groupware mit einem zentralen Server verbunden. Alle Interaktionen und alle Formen der Zusammenarbeit werden über diesen Server abgewickelt. Die zweite Möglichkeit ist der Aufbau einer sogenannten Peer-to-Peer-Architektur. Hier gibt es keine zentrale Verwaltung. Alle Teilnehmer innerhalb der Gruppe sind gleichwertig miteinander verbunden und können so kommunizieren und Daten austauschen. Schließlich gibt es die hybride Architektur. Bei diesem Konzept wird ein Peer-to-Peer-Netzwerk geschaffen. Ein zentraler Server protokolliert und dokumentiert alle Aktivitäten innerhalb der Gruppe.